Utmaning: hantering av ÄTA i komplexa infrastruktursprojekt 

NRC Group är ett noterat nordiskt infrastrukturföretag med verksamhet i Norge, Sverige och Finland och har ungefär 1800 anställda och en årlig omsättning på omkring NOK 6–7 miljarder. Företaget levererar tjänster inom järnväg, anläggning och underhåll som är avgörande för regional mobilitet. 

Projekt av den här omfattningen innebär oundvikligen designjusteringar, oförutsedda förhållanden och ändringar i omfattningen under genomförandet. Därför är effektiv ÄTA-hantering avgörande för att skydda projektmarginaler och säkerställa att entreprenörer får ersättning för utfört extra arbete. 

Historiskt sett hanterades ändringsorder och krav ofta via e-post, kalkylblad och fragmenterade filsystem. 

“Det vi har gjort tidigare är att mycket av den dokumentationen har hanterats via e-post.” 

Helene L. Beer-Svendsen, Projektingenjör, NRC Norge 

Detta gjorde det svårt att hålla en tydlig överblick över ändringsförfrågningar, dokumentation och ekonomiska konsekvenser genom hela projektets livscykel. 

Utan ett strukturerat system lade projektteamen ner betydande tid på att spåra dokumentation, samordna kommunikation och säkerställa att allt debiterbart arbete registrerades korrekt och följdes upp. 

Lösning: en Formel 1-strategi för ÄTA-hantering 

För att förbättra projektproduktiviteten och genomförandet har NRC Group antagit det som de kallar en “Formel 1”-strategi, som är inspirerad av elitteam inom racing som sätter samman de bästa enskilda komponenterna för att uppnå topprestanda. 

I stället för att förlita sig på en plattform som passar alla, integrerar NRC best-of-breed-lösningar, där var och en valts ut för att lösa en specifik affärsutmaning med stor effekt. 

“För oss ska digitala lösningar förenkla det dagliga arbetet i våra projekt. Genom att stärka produktivitet och kontroll driver de lönsamhet och tillväxt, vilket är precis där Endre levererar.”

Espen Slyngstad, Head of Digitalisation, NRC Group

Hantering av variationer och ÄTA är en av de mest ekonomiskt kritiska processerna inom byggbranschen. För att stärka denna förmåga valde NRC Endre som sin dedikerade lösning för att hantera avtalsändringar och variationer. 

Endre gör det möjligt för projektteam att: 

• Centralisera all ändringsdokumentation och historik 

• Spåra ändringar från första avisering till slutlig lösning 

• Ha full överblick över ekonomiska och framdriftsrelaterade effekter 

• Integrera ÄTA-hantering i NRC:s bredare digitala ekosystem 

“Dokumentationen vi får genom Endre är mycket viktig för projektets ekonomi.” 

Helene L. Beer-Svendsen, Projektingenjör, NRC Norge 

Endre fångar upp och organiserar ändringsförfrågningar, stödjande dokumentation, beslut, svar, ekonomiska konsekvenser och kravhistorik — allt inom ett strukturerat, projektövergripande system. 

Genom att välja specialiserade verktyg för de mest kritiska projektflödena stärker NRC både den operativa effektiviteten och den ekonomiska kontrollen. 

Effekt: mätbara tidsbesparingar och ekonomisk kontroll 

Sedan implementeringen av Endre har NRC sett tydliga operativa förbättringar i hur variationer och ÄTA:er hanteras i projekten.

Administrativa tidsbesparingar 

I Kristiansholm-projektet har NRC dokumenterat betydande administrativa besparingar redan under de första två månaderna med Endre.

Enligt Arne Sollie, projektledare på NRC: 

“Genom att använda Endre har vi sparat mer än 50 timmar administrativt arbete på två månader i Kristiansholm-projektet. Samtidigt har vi full överblick och kontroll över alla ändringar och säkerställer att allt debiterbart arbete fångas upp och förs vidare. Det är också enkelt att kontinuerligt uppdatera kunden om kostnadspåverkan. Detta innebär ett betydande värde i projektet.” 

Arne Sollie, Projektledare, NRC Kept

Detta motsvarar ungefär 1–2 timmar sparade per ÄTA, genom att eliminera manuell samordning, e-postspårning och uppdateringar i kalkylblad. 

Även vid måttliga volymer av ändringar ackumuleras tidsbesparingarna snabbt. Under en hel projektlivscykel kan detta översättas till dussintals, och potentiellt hundratals, timmar frigjorda från administrativt arbete, vilket gör det möjligt för projektledare att fokusera mer på genomförande, kunddialog och ekonomisk uppföljning. 

Full översikt över alla ändringar 

Utöver tidsbesparingarna ligger det mest kritiska värdet i förbättrad ekonomisk kontroll. 

Genom att hantera variationer via Endre säkerställer projektteam att: 

• All ändringsrelaterad dokumentation lagras på ett ställe 

• All debiterbar arbetsinsats fångas upp och följs upp 

• Alla variationer dokumenteras från avisering till reglering 

• Risken att ändringsdokumentation saknas eller förloras minskar avsevärt 

Detta strukturerade arbetssätt stärker den ekonomiska överblicken och hjälper till att säkerställa att allt utfört extra arbete dokumenteras korrekt och faktureras. 

Förbättrad transparens gentemot alla intressenter  

En annan viktig fördel är förbättrad kommunikation med projektbeställare och underentreprenörer. 

Med Endre kan NRC kontinuerligt uppdatera kunden om de ekonomiska konsekvenserna av projektändringar och hålla klar dokumentation när variationer diskuteras. 

Detta skapar en mer transparent och strukturerad dialog kring ändringar i omfattningen, minskar missförstånd och förbättrar samarbetet genom hela projektets livscykel. 

Slutsats 

NRC Groups arbetssätt illustrerar ett bredare skifte i strategin för byggteknik: att välja verktyg i toppklass för de mest kritiska affärsprocesserna i stället för att förlita sig på ett enda allt-i-ett-system. 

Genom att kombinera denna Formel 1-strategi med Endres fokuserade kapacitet inom ÄTA- och variationshantering har NRC stärkt både den operativa effektiviteten och den ekonomiska kontrollen. 

Enbart i Kristiansholm-projektet sparade teamet mer än 50 timmar administrativt arbete på bara två månader, samtidigt som de säkerställde full överblick över alla variationer och registrerade allt debiterbart arbete. 

I en bransch där marginalerna är små och ändringar i omfattningen är oundvikliga, strukturerad ÄTA-hantering är inte bara en produktivitetsförbättring, utan en strategi för att skydda marginaler.