Udfordring: håndtering af store mængder ændringer i komplekse projekter 

AF Byggfornyelse leverer komplekse renoverings- og byggeprojekter, hvor aftalesedler er en naturlig og hyppig del af udførelsen. 

På projektet Dronning Mauds gate 15 stod teamet over for en særlig krævende situation og håndterede mere end 700 aftalesedler gennem hele projektets livscyklus. 

Ligesom mange entreprenører var deres proces for håndtering af aftalesedler stærkt afhængig af e-mail. Selvom dette blev brugt meget, medførte denne tilgang flere udfordringer: 

• Fragmenteret kommunikation på tværs af indbakker  

• Stor afhængighed af enkeltpersoner til at følge op  

• Begrænset overblik på tværs af interessenter  

• Øget risiko for forsinkelser og tabt information 

Som projektleder Bo Christian Trollsås forklarer: 

“Håndtering af aftalesedler er en tidskrævende opgave. Her i Dronning Mauds gate 15 har der været 700 ændringer.” 

E-mailbaserede arbejdsgange skabte yderligere pres: 

“Når du er afhængig af e-mail, er du afhængig af den person, der modtager den, for at håndtere den, og der er ingen nedetid.” 

Under projektets mest intense faser gjorde denne mangel på struktur det svært at bevare kontrollen, hvilket øgede risikoen for ineffektivitet og misforståelser. 

Løsning: at slippe fri af e-mail med en dedikeret platform 

AF Byggfornyelse identificerede behovet for en mere struktureret og samarbejdsorienteret måde at håndtere ændringer på. Deres ambition var klar: 

“Idéen var at slippe fri af e-mail og skabe en platform, hvor alle kan samarbejde når som helst.” 

Samtidig blev Endre udviklet for netop at imødekomme dette hul i markedet. Som CEO Marius Kongsfjell Fekene forklarer: 

“Der fandtes ikke noget moderne til håndtering af aftalesedler, så vi kastede os bare ud i det.” 

Ved at tage Endre i brug indførte AF Byggfornyelse et dedikeret system til håndtering af aftalesedler, hvilket gjorde det muligt for projektteams at: 

• Samle al dokumentation og kommunikation om ændringer ét sted  

• Følge ændringer fra initiering til løsning  

• Bevare et fælles, opdateret overblik på tværs af interessenter  

• Reducere afhængigheden af manuel koordinering og opfølgning  

Under pilotfasen stod værdien straks klart: 

“Da pilotprojektet gik i gang, kunne vi se, at det her ville blive et fantastisk produkt, og at vi ville få stor glæde af det.” 

Evnen til at tilpasse løsningen til de reelle projektbehov var også afgørende: 

“Vi så også, at vi havde gode muligheder for at tilpasse produktet undervejs.” 

Effekt: kontrol, samarbejde og reduceret risiko 

Med Endre på plads fik AF Byggfornyelse markant bedre kontrol over et af de mest komplekse aspekter af projektgennemførelsen. 

Fuld overblik og kontrol over ændringer 

Alle ændringer håndteres nu i ét struktureret system, hvilket sikrer, at: 

• Hver ændring er dokumenteret og sporbar  

• Alle interessenter har adgang til de samme oplysninger  

• Risikoen for mistede eller oversete ændringer minimeres  

Forbedret samarbejde på tværs af interessenter 

Ved at erstatte fragmenteret e-mailkommunikation med en fælles platform kan teams samarbejde mere effektivt og bevare tilpasningen gennem hele projektets livscyklus. 

Reduceret risiko i kritiske faser 

Den største effekt blev set i projektets mest intensive perioder: 

“Uden Endre ville vi ikke have været i stand til at håndtere ændringer tilfredsstillende i de mest intensive projektfaser. Det kunne have resulteret i yderligere omkostninger og frustration blandt alle parter.” 

Bo Christian Trollsås, projektleder, AF Byggfornyelse 

Dette understreger, at struktureret håndtering af aftalesedler ikke kun er en effektiviseringsforbedring—men en afgørende faktor for at reducere økonomisk og driftsmæssig risiko. 

Konklusion 

AF Byggfornyelses erfaring demonstrerer begrænsningerne ved traditionel, e-mailbaseret håndtering af aftalesedler i komplekse byggeprojekter. Ved at implementere Endre gik de over til en struktureret, transparent og samarbejdsorienteret arbejdsgang—i stand til at håndtere hundredvis af ændringer uden at miste kontrollen. 

I projekter, hvor ændringer er uundgåelige, er det essentielt at have et dedikeret system til at håndtere dem. Endre gør det muligt for entreprenører som AF Byggfornyelse at bevare overblikket, reducere risikoen og sikre, at projektgennemførelsen forbliver effektiv—selv under pres.